Оперативная обработка исходящих и входящих документов, их хранение, поиск, отправка контрагентам являются неотъемлемой частью повседневной деятельности компаний.
При этом основная нагрузка по работе с первичными учетными документами ложится на большое количество специалистов: бухгалтерию, финансовые, юридические и договорные отделы, отделы продаж и материально-технического снабжения. Также к ним привлекаются руководители подразделений, архивариус, высшее руководство.
Именно для таких служб и сотрудников предназначено техническое решение «Электронный архив финансовых документов 2.2».
Оно позволяет провести:
- синхронизацию документов из учетной системы в DIRECTUM и обратно в формализованном виде;
- обработку входящих и исходящих документов, включая их согласование, подписание, занесение в учетную систему либо отправку через системы обмена контрагентам;
- оптимизацию внутренних процессов организации по работе с документами. Шаблоны согласования способствуют гибкой настройке и оперативной обработке документов;
- эффективную работу с архивами документов:
- поиск первичных учетных документов по реквизитам;
- формирование комплектов;
- фиксирование истории работы;
- подготовку к налоговым и аудиторским проверкам;
- поддержку вне офисного хранения бумажных оригиналов;
- проведение инвентаризаций;
Елена Олишевская, генеральный директор компании «ЛАН СЕРВИС» рассказывает: «В результате внедрения такого технического решения в компаниях достигается ощутимая оптимизация внутренних рабочих процессов. Это и сокращение времени на поиск первичных документов, и снижение стоимости подготовки к налоговым проверкам, и минимизация рисков несвоевременного предоставления различных документов для инспекторов. А также сокращение с 3 до 1 недели периодов проведения сверок с контрагентами для выявления дебиторской задолженности. Для украинского рынка эти вопросы очень актуальны».